Ez a checklist az évfordulós rutin gyakorlati párja: hét pont, évi egyszer, kb. 20 perc. A legjobb időzítés az évforduló előtti hónap – amikor az esetleges módosításokra, versenyeztetésre még kényelmesen van idő. Tegye a naptárába ismétlődő emlékeztetőként.
- Kellékek: a kötvény, az évfordulós/index-levél, és az idei év üzleti változásainak listája.
- A hét pont fele a változásokról szól – az évforduló a szinkronizálás ünnepe.
A hét pont
☐ 1. Az évfordulós posta átolvasása. Index-értesítő, díjközlés, feltétel-módosítás – mit közöl a biztosító a következő évre? A határidős elemeket (felmondási ablak) írja fel.
☐ 2. Tevékenység-szinkron. Az idei új szolgáltatások, profilváltozások mind be lettek jelentve? Ha nem: most pótolni (változás-cikk). Jövőre tervezett újdonság? Már most jelezhető.
☐ 3. Számok frissítése. Árbevétel, létszám, legnagyobb projektméret – ha érdemben nőttek, a limit-kérdés újranyílik (limit-cikk). Az árbevétel-alapú díjazású szerződéseknél az adatközlés ilyenkor amúgy is esedékes lehet.
☐ 4. Szerkezet-ellenőrzés. Önrész a mai tartalékokhoz? Kiterjesztések a mai működéshez (bérelt tér, gépek, alvállalkozók, külföld)? Egy gyors kör a szerződés-checklisttel, ha tavaly kimaradt.
☐ 5. Külső megfelelés. Kamarai előírás változott? Új megrendelői kikötések, jövő évi tenderek? Az igazolások frissítése, ahol kell (igazolás-lista).
☐ 6. Díj-ellenőrzés. A díjemelés (ha van) indokolt és arányos? Két-három évente, vagy érdemi emelésnél: piaci kör – tartalom-alapú összehasonlítással (tábla-cikk). Váltás-gondolatnál: előbb a folytonossági szabályok (váltás-cikk).
☐ 7. A mappa rendbetétele. Kötvény, feltételek, adatközlők, igazolások, bejelentés-visszaigazolások egy helyen – kárnál ez az első, amit keresni fog (dokumentálás).
Kiértékelés
Ha mind a hét pont pipálva és minden „rendben": az évforduló letudva, jövőre találkozunk. Ha 2-3 ponton teendő van: jellemzően rövid adminisztráció – egy e-maillel indítható. Ha a 3., 4. és 6. pont együtt jelez: a vállalkozás valószínűleg kinőtte a szerződést – érdemes átvilágítást és piaci kört tartani (átvilágítás). Alkusz-ügyfeleimnél ezt a kört akkor indítom el, ha az évforduló előtt szólnak; ha szeretné: díjmentes konzultáció.
Tipp: kösse össze egy meglévő rutinnal
Az éves checklist akkor él túl, ha nem külön feladat, hanem egy már működő rutin utasa. Jó horgonyok: a könyvelői évzárás utáni hét (az árbevétel-adat frissen kéznél van), az őszi nagytakarítás a papírokban, vagy az évfordulós index-levél megérkezése – ez utóbbi a természetes trigger, mert úgyis kézbe kell venni. A lényeg a kapcsolás: „amikor X-et csinálom, akkor jön a biztosítási 20 perc is". És egy második tipp: a checklist kitöltését érdemes datálva elmenteni (egy fotó a kipipált lapról elég) – jövőre látni fogja, mi változott egy év alatt, és a változás-történet önmagában értékes kép a vállalkozásról.
Kérdés a saját szakmájára szabva? Foglaljon 20 perces díjmentes konzultációt →
