Diese Checkliste ist das praktische Gegenstück zur Jahresroutine: sieben Punkte, einmal im Jahr, etwa 20 Minuten. Der beste Zeitpunkt ist der Monat vor dem Jahrestag – dann bleibt noch bequem Zeit für mögliche Anpassungen oder einen Marktvergleich. Tragen Sie es als wiederkehrende Erinnerung in Ihren Kalender ein.
- Sie brauchen: die Police, das Verlängerungs-/Indexschreiben und die Liste der geschäftlichen Änderungen dieses Jahres.
- Die Hälfte der sieben Punkte dreht sich um Änderungen – der Jahrestag ist das Fest der Synchronisierung.
Die sieben Punkte
☐ 1. Die Post zum Jahrestag durchlesen. Indexbenachrichtigung, Prämienmitteilung, Änderung der Bedingungen – was teilt der Versicherer für das nächste Jahr mit? Notieren Sie die fristgebundenen Punkte (Kündigungsfenster).
☐ 2. Tätigkeits-Synchronisierung. Wurden alle neuen Leistungen und Profiländerungen dieses Jahres gemeldet? Falls nicht: jetzt nachholen (Artikel zu Änderungen). Für nächstes Jahr geplante Neuerungen? Können schon jetzt gemeldet werden.
☐ 3. Zahlen aktualisieren. Umsatz, Mitarbeiterzahl, größte Projektgröße – sind sie spürbar gewachsen, öffnet sich die Frage der Deckungssumme neu (Artikel zur Deckungssumme). Bei umsatzabhängig bepreisten Verträgen kann ohnehin gerade jetzt die Datenmeldung fällig sein.
☐ 4. Struktur prüfen. Passt die Selbstbeteiligung zu den heutigen Rücklagen? Passen die Erweiterungen zum heutigen Betrieb (gemieteter Raum, Maschinen, Subunternehmer, Ausland)? Eine schnelle Runde mit der Vertrags-Checkliste, falls sie letztes Jahr ausgefallen ist.
☐ 5. Externe Vorgaben. Hat sich die Kammervorschrift geändert? Neue Auftraggeberklauseln, Ausschreibungen für das nächste Jahr? Bestätigungen dort aktualisieren, wo nötig (Checkliste zur Bestätigungsanfrage).
☐ 6. Prämie prüfen. Ist eine etwaige Prämienerhöhung begründet und angemessen? Alle zwei bis drei Jahre, oder bei einer spürbaren Erhöhung: ein Marktvergleich – mit inhaltsbasiertem Abgleich (Artikel zur Tabelle). Bei Wechselgedanken: zuerst die Regeln zur Kontinuität (Artikel zum Versichererwechsel).
☐ 7. Die Mappe in Ordnung bringen. Police, Bedingungen, Datenmeldungen, Bestätigungen, Meldebestätigungen an einem Ort – im Schadenfall ist das als Erstes gesucht (Dokumentation).
Auswertung
Sind alle sieben Punkte abgehakt und alles in Ordnung: Der Jahrestag ist erledigt, wir sehen uns nächstes Jahr wieder. Gibt es bei 2–3 Punkten etwas zu tun: meist kurze Verwaltungsarbeit – mit einer E-Mail zu starten. Zeigen die Punkte 3, 4 und 6 gemeinsam an: Das Unternehmen ist der Police wahrscheinlich entwachsen – eine Überprüfung mit Marktvergleich lohnt sich (Überprüfung). Bei meinen Maklerkunden stoße ich diese Runde an, wenn sie sich vor dem Jahrestag bei mir melden; wenn Sie das auch so wünschen: kostenfreie Beratung.
Tipp: mit einer bestehenden Routine verbinden
Die Jahres-Checkliste überlebt dann, wenn sie keine eigene Aufgabe ist, sondern der Mitfahrer einer bereits laufenden Routine. Gute Anker: die Woche nach dem Jahresabschluss der Buchhaltung (die Umsatzzahlen sind frisch zur Hand), der herbstliche Papierkram-Großputz, oder das Eintreffen des Index-Schreibens zum Jahrestag – Letzteres ist der natürliche Auslöser, weil man es ohnehin in die Hand nehmen muss. Entscheidend ist die Verknüpfung: „Wenn ich X mache, kommen auch die 20 Minuten Versicherung dazu." Und ein zweiter Tipp: Das Ausfüllen der Checkliste lohnt sich datiert festzuhalten (ein Foto vom abgehakten Blatt genügt) – nächstes Jahr sehen Sie, was sich innerhalb eines Jahres verändert hat, und die Änderungsgeschichte ist für sich genommen ein wertvolles Bild des Unternehmens.
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