Schadenfälle lassen sich in zwei Gruppen einteilen: solche mit Unterlagen und solche mit bloßen Erinnerungen. Die erste Gruppe läuft reibungslos – die zweite mit Streit, Schätzungen und Verzögerungen. Die gute Nachricht: Dokumentation ist keine Frage von Talent, sondern von Routine. Dieser Artikel vermittelt die Praxis dazu – im Schadenfall und schon davor.
- Die Dokumentation beginnt mit der Arbeit, nicht mit dem Schaden: Vertrag, Bautagebuch, Fotos, Übergabeprotokoll.
- Im Schadenfall gilt die Regel: erst festhalten, dann bewegen – Foto und Notiz von allem, bevor sich am Ort etwas verändert.
- Die Unterlagen sind nicht nur für den Versicherer wichtig: Sie sind auch die Grundlage zur Abwehr unbegründeter Ansprüche.
Die Ebene vor dem Schaden: die Dokumentation der Arbeit
Die beste Schadendokumentation ist die, die schon vor dem Schaden existiert. Vier Elemente: die schriftliche Vereinbarung – was beauftragt wurde und was nicht (die mündliche Beauftragung ist im Schadenfall immer die schwächere Position); das Bautagebuch – wann, wer, was unter welchen Umständen ausgeführt hat; die Fotos – der Zustand des Arbeitsbereichs zu Beginn (samt bereits vorhandenen Schäden!), verdeckte Bauteile vor dem Einbau sowie der Zustand bei Übergabe; und die Übergabe – ein unterschriebenes Protokoll darüber, was der Auftraggeber in welchem Zustand übernommen hat. Dieses Quartett beugt einem Großteil der Streitigkeiten von vornherein vor – mehr dazu im Artikel zur Schadenprävention.
Der Moment des Schadens: die Reihenfolge der Aufnahme
Wenn ein Schaden eintritt oder ein Anspruch gemeldet wird: Fotografieren und filmen Sie, bevor sich irgendetwas verändert – den Schaden, seine Umgebung, die Zusammenhänge (woher kam das Wasser, was war hinter der Wand); notieren Sie die Zeitpunkte (wann ist es passiert, wann wurde es bemerkt, wann gemeldet); sammeln Sie Namen und Kontaktdaten von Zeugen; und bewahren Sie Sachbeweise auf – das ausgetauschte Bauteil, die fehlerhafte Verbindung sollten Sie nicht entsorgen, bis der Fall abgeschlossen ist. Die Schadenminderung – die Vermeidung weiterer Schäden – ist währenddessen ebenfalls erforderlich, aber dokumentiert: Foto vor und nach dem Eingriff.
Die Dokumentation des Anspruchs
In eine eigene Mappe gehört alles, was den Anspruch des Geschädigten betrifft: das Mahnschreiben, die E-Mails, die Bezifferung der Forderung, die vom Geschädigten vorgelegten Nachweise. Leiten Sie diese bei der Meldung unverändert an den Versicherer weiter (erste Schritte) – bei der Formulierung von Antwortschreiben halten Sie sich zurück: Halten Sie Tatsachen fest, äußern Sie sich nicht zur Haftung.
Der praktische Rahmen
Die vollständige, abhakbare Liste finden Sie in der Checkliste zur Schadendokumentation – es lohnt sich, sie ausgedruckt in der Werkstatt oder im Auto griffbereit zu haben. Die Dokumentationskultur nützt aber nicht nur im Schadenfall: Geordnete Unterlagen wirken sich auch bei der Angebotsanfrage aus – eine klare Darstellung der Schadenvorgeschichte ist eine der Grundlagen für eine gute Einstufung (Datenliste für die Angebotsanfrage).
Die gute Ordnerstruktur
Dokumentation funktioniert dann, wenn man im Schadenfall nicht suchen muss, sondern nur zugreifen. Eine bewährte Struktur ist pro Unternehmen ein Hauptordner „Versicherung" mit den Unterordnern: „Vertrag" (Police, Bedingungen, Angaben, Bestätigungen), „Aufträge" (Unterordner je Projekt mit Verträgen, Bautagebüchern, Fotos – nach Jahren gegliedert) sowie im Schadenfall ein Unterordner „Schaden-JJJJ-Name" (Meldung, Vorgangsnummer, Schriftverkehr, Fotos, Gutachten). Diese Struktur lässt sich in zehn Minuten aufbauen und zahlt sich in zwei Situationen aus: im Schadenfall – wenn die Nachreichung von Unterlagen zur halbstündigen Routine wird – und bei der Angebotsanfrage, wenn sich die Schadenvorgeschichte und die Tätigkeitshistorie auf Anhieb klar darstellen lassen. Digitale Ordnung ist das wirksamste Mittel zur Absicherung – und kostet nichts.
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