Die Versicherungsbestätigung ist der „Personalausweis" der Haftpflichtversicherung: die Erklärung des Versicherers, dass Sie einen laufenden Vertrag mit bestimmtem Inhalt haben. Auftraggeber, Hauptunternehmer, Kammern und Ausschreibungen verlangen sie – und wer schon einmal kurz vor einer Frist danach gehetzt hat, weiß: Es lohnt sich, daraus eine Routine zu machen. Dieser Artikel geht den Ablauf und die Fallstricke durch.
- Die Bestätigung stellt der Versicherer aus, anhand der Vertragsdaten – auch über den Makler kann sie eingeholt werden.
- Typischer Inhalt: Versicherungsnehmer, Policennummer, Deckungstyp, Deckungssummen, zeitlicher Geltungsbereich – erweiterbar nach den Wünschen des Anfordernden.
- Der häufigste Fehler: Die Bestätigung ist allgemein, die Anforderung ist konkret – beides muss abgeglichen werden.
Wer, wann, wie?
Die Ausstellung der Bestätigung ist eine administrative Dienstleistung des Versicherers: Nach Eingang der Anfrage stellt er sie aus den Vertragsdaten zusammen, in der Regel mit kurzer Durchlaufzeit – aber nicht sofort, planen Sie deshalb in einer Fristsituation (Ausschreibung, Vertragsabschluss) in Tagen, nicht in Stunden. Als Kunde eines Maklers ist die Anfrage einfach: Sie teilen den Bedarf und die Anforderungen des Empfängers mit, den Rest übernehme ich – den formalen Ablauf und die vorzubereitenden Daten fasst die Checkliste zur Bestätigungsanfrage zusammen.
Was sollte sie enthalten?
Der Basis-Dateninhalt: Name und Anschrift des Versicherungsnehmers, die Policennummer, der Deckungstyp (Betriebs-, Berufshaftpflicht, Produkthaftung usw.), die Deckungssummen (je Schadenfall und jährlich), der zeitliche Geltungsbereich. Nach Wunsch des Anfordernden kann sie erweitert werden: Angabe der Selbstbeteiligung, örtlicher Geltungsbereich, Bestehen einer Subunternehmer-Erweiterung, Nennung eines konkreten Projekts, Angabe des Auftraggebers. Bei einem ausländischen Empfänger können auch die Sprache und die internationale Terminologie eine Anforderung sein (Erwartungen ausländischer Auftraggeber).
Die drei typischen Ablehnungsgründe
Erstens: Die Bestätigung enthält nicht das in der Ausschreibung konkret verlangte Element – am häufigsten die Deckungssumme oder die genaue Bezeichnung des Deckungstyps. Lösung: den Anforderungstext des Anfordernden wörtlich an den Aussteller weiterleiten. Zweitens: die Gültigkeit – die Bestätigung spiegelt den Stand am Tag der Ausstellung wider; bei einem langen Projekt kann eine Aktualisierung verlangt werden, zum Jahrestag eine neue. Drittens: die inhaltliche Lücke – die Bestätigung selbst ist in Ordnung, aber der dahinterstehende Vertrag erfüllt die Anforderung nicht; in diesem Fall ist es keine Bestätigungs-, sondern eine Deckungsfrage (Kundenanforderungen, Mindestdeckungssummen).
Machen Sie es zur Routine
Wer regelmäßig um eine Bestätigung gebeten wird – als Subunternehmer, Ausschreibungsteilnehmer, Kammermitglied –, sollte sich eine „Nachweisbereitschaft" aufbauen: Der Vertragsinhalt sollte den bekannten Anforderungen folgen, und die Aktualisierung der Bestätigungen sollte Teil der jährlichen Routine sein (Artikel zur Routine). Der erste Schritt dahin ist die Durchsicht der aktuellen Police: kostenfreie Beratung hier.
Beispiel: Anatomie einer abgelehnten Bestätigung
Ein Unternehmer beantragt eine Bestätigung, erhält sie, leitet sie weiter – der Auftraggeber lehnt ab: „entspricht nicht den Anforderungen". Der Unternehmer versteht die Welt nicht mehr: Er hat doch eine Versicherung! Die Analyse dauert drei Minuten: Die Ausschreibung verlangte eine Deckungssumme je Schadenfall, auf der Bestätigung steht eine Jahresdeckungssumme; die Ausschreibung nannte namentlich die Berufshaftpflicht, die Bestätigung weist eine allgemeine Haftpflichtversicherung nach; und der Auftraggeber hatte die Nennung des Projekts verlangt, die fehlte. Keiner der Fehler ist ein Mangel an Versicherung – alle drei sind Kommunikationsfehler: Die Anforderung des Anfordernden ist nicht wörtlich beim Aussteller angekommen. Die Lehre daraus ist deshalb nicht kompliziert: Die wichtigste Anlage zur Bestätigungsanfrage ist der Anforderungstext des Empfängers, unverändert weitergeleitet. So wenig braucht es für eine gleich akzeptierte Bestätigung.
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