Eine Aufforderung zur Nachreichung von Unterlagen ist kein schlechtes Zeichen – im Gegenteil: Sie bedeutet, dass der Fall bearbeitet wird und nur noch etwas für die Entscheidung fehlt. Die schlechte Nachricht: eine schlecht gehandhabte Nachreichung ist einer der häufigsten Bremsfaktoren im Schadenfall. Die gute Nachricht: Mit ein paar einfachen Kniffen wird sie zur schnellsten Phase im ganzen Verfahren. Dieser Artikel vermittelt genau diese Kniffe.
- Die Nachreichung von Unterlagen ist normaler Verfahrensbestandteil: Der Versicherer braucht für die Entscheidung einen nachgewiesenen Sachverhalt.
- Die zwei Regeln: schnell und gebündelt – nicht häppchenweise, nicht halb.
- Fehlt ein angefordertes Dokument, muss man das mitteilen – Schweigen bringt den Fall zum Stillstand, nicht die Lücke selbst.
Was wird typischerweise angefordert?
Typische Positionen bei der Nachreichung in Haftpflicht-Schadenfällen: die genaue Bezifferung und der Nachweis des Anspruchs des Geschädigten; der vertragliche Hintergrund (Werkvertrag, Auftrag, Übergabeprotokoll); die Unterlagen zur Arbeit (Bautagebuch, Fotos); die Dokumente zu den betroffenen Gegenständen bzw. Bauteilen (Rechnung, Garantie, technische Unterlagen); bei Personenschäden medizinische Unterlagen – Letztere in der Regel von Seiten des Geschädigten, im Rahmen der Schadenregulierung. Die Liste ist einzelfallabhängig – die Aufforderung ist immer konkret aufgeschlüsselt, und es lohnt sich, genau das zu liefern, was verlangt wird.
Die Technik der schnellen und vollständigen Antwort
Vier Kniffe. Antworten Sie gebündelt: Sammeln Sie alle angeforderten Positionen und reichen Sie sie in einer Sendung ein – häppchenweises Nachliefern kann mit jeder Runde Wochen an Bearbeitungszeit kosten. Kennzeichnen Sie, was wozu gehört: Ordnen Sie die Anlagen unter Bezugnahme auf die Punkte der Aufforderung zu – eine übersichtlich geordnete Antwort lässt sich schneller bearbeiten. Sprechen Sie aus, was fehlt: Existiert ein angefordertes Dokument nicht oder ist es nicht zu beschaffen, schreiben Sie, warum – und schlagen Sie einen Ersatznachweis vor (Zeuge, Foto, Zweitschrift). Eine offen benannte Lücke lässt sich bearbeiten; eine ausbleibende Antwort nicht. Halten Sie die Frist ein: Geht es nicht, beantragen Sie noch vor Ablauf eine Fristverlängerung.
Wo zahlt sich die Dokumentationsroutine aus?
Genau hier. Wer Bautagebuch, Fotos und Übergabeprotokoll in Ordnung hat (Artikel zur Dokumentation), für den ist die Nachreichung eine halbstündige Angelegenheit; wer sie nicht hat, für den wird sie zur nachträglichen Ermittlungsarbeit. Die Checkliste zur Schadendokumentation zeigt schon im Voraus, was später benötigt wird – es lohnt sich, bereits am ersten Tag nach dem Schaden danach zu sammeln.
Wenn die Nachreichungsrunden kein Ende nehmen
Es kommt vor, dass sich ein Fall in Nachreichungsrunden dreht: immer neue Anfragen, ohne erkennbares Ziel. In diesem Fall ist die Frage berechtigt, was für die Entscheidung tatsächlich noch fehlt – und dabei bemühe ich mich zu unterstützen: Als Makler handle ich im Auftrag des Kunden – ich helfe, wo ich kann (Artikel zu festgefahrenen Fällen). Zum vollständigen Ablauf der Schadenregulierung: Artikel.
Beispiel: die Falle der zwei Runden
In einem Schadenfall fordert der Versicherer drei Positionen an: das Bautagebuch, das Übergabeprotokoll und die detaillierte Aufschlüsselung des Anspruchs des Geschädigten. Der Versicherungsnehmer schickt schnell, was zur Hand ist – das Bautagebuch. Zwei Wochen später kommt die Erinnerung zu den anderen beiden; weitere zwei Wochen, bis alles beisammen ist. Der Fall verzögert sich aus eigenem Verschulden um einen Monat. Der richtige Ablauf: Beim Erhalt der Aufforderung alle drei Positionen durchgehen, für das fehlende Protokoll sofort mitteilen, dass keines erstellt wurde (stattdessen: Fotos plus die E-Mail-Bestätigung des Auftraggebers), und alles gebündelt einreichen. Derselbe Inhalt, halb so viel Zeit. Die Nachreichung ist keine Prüfung, bei der eine schnelle Teilantwort Teilpunkte bringt – nur eine einzige vollständige Runde zählt wirklich.
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